Thủ tục hải quan là gì? Quy trình thực hiện chi tiết cho người mới

Thủ tục hải quan là một trong những bước bắt buộc và quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Đối với những người mới bắt đầu tham gia hoạt động xuất nhập khẩu, việc hiểu rõ thủ tục hải quan là gì, cần chuẩn bị những gì và thực hiện như thế nào sẽ giúp tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và đảm bảo việc thông quan hàng hóa diễn ra thuận lợi. Bài viết sau đây sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan và chi tiết nhất về quy trình thực hiện thủ tục hải quan.

Thủ tục hải quan là gì?

Thủ tục hải quan là quá trình kiểm tra, giám sát và xác nhận thông tin của hàng hóa, phương tiện vận tải được xuất khẩu, nhập khẩu hoặc quá cảnh qua biên giới Việt Nam. Việc này nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật về thuế, an ninh, vệ sinh, môi trường và các quy định có liên quan.

Thủ tục này do cơ quan hải quan thực hiện và yêu cầu người khai báo cung cấp hồ sơ, giấy tờ liên quan đến hàng hóa và vận tải. Sau khi hoàn tất các bước cần thiết, hàng hóa mới được phép thông quan và đưa vào lưu thông nội địa hoặc vận chuyển ra nước ngoài.

Các hình thức thực hiện thủ tục hải quan

• Thủ tục hải quan truyền thống (giấy): Người khai báo nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại chi cục hải quan. Hình thức này hiện nay ít được sử dụng do mất nhiều thời gian.

• Thủ tục hải quan điện tử: Được áp dụng phổ biến hiện nay. Người khai báo sử dụng phần mềm khai báo hải quan (ví dụ: ECUS5-VNACCS) để gửi dữ liệu qua mạng đến hệ thống hải quan quốc gia.

Quy trình thực hiện thủ tục hải quan chi tiết

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ hải quan

Một bộ hồ sơ thủ tục hải quan cơ bản gồm:

• Tờ khai hải quan (điện tử hoặc giấy)

• Hóa đơn thương mại (Invoice)

• Hợp đồng mua bán (Contract)

• Phiếu đóng gói (Packing List)

• Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill)

• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu có

• Giấy phép nhập khẩu (nếu hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành)

• Các chứng từ khác theo yêu cầu từng loại hàng hóa

Bước 2: Khai báo hải quan

Sử dụng phần mềm khai báo (như ECUS5-VNACCS) để điền thông tin vào tờ khai điện tử, sau đó gửi đến hệ thống của Tổng cục Hải quan.

Sau khi gửi tờ khai, hệ thống sẽ phân luồng tự động:

• Luồng xanh: Miễn kiểm tra chứng từ và hàng hóa → Thông quan ngay.

• Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ → Thông quan nếu hợp lệ.

• Luồng đỏ: Kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa.

Bước 3: Nộp thuế và lệ phí (nếu có)

Tùy thuộc vào loại hàng hóa, doanh nghiệp cần nộp các khoản thuế:

• Thuế nhập khẩu/xuất khẩu

• Thuế giá trị gia tăng (VAT)

• Thuế tiêu thụ đặc biệt, bảo vệ môi trường (nếu có)

Thanh toán được thực hiện qua cổng thanh toán điện tử của hải quan hoặc ngân hàng.

Bước 4: Kiểm tra thực tế hàng hóa (nếu được phân luồng đỏ)

Cơ quan hải quan sẽ cùng doanh nghiệp mở container để đối chiếu thực tế hàng hóa với khai báo. Nếu không có sai phạm, hàng sẽ được thông quan.

Bước 5: Thông quan và nhận hàng

Sau khi hoàn tất các bước trên, tờ khai hải quan sẽ được xác nhận thông quan. Doanh nghiệp có thể lấy hàng từ cảng hoặc kho và đưa vào sản xuất, phân phối.

Một số lưu ý khi làm thủ tục hải quan cho người mới

• Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác: Sai sót trong thông tin tờ khai có thể dẫn đến luồng đỏ hoặc bị xử phạt.

• Hiểu rõ mã HS code của hàng hóa để xác định thuế suất và quy định liên quan.

• Theo dõi phân luồng tờ khai để chuẩn bị phương án xử lý nhanh.

• Lưu trữ hồ sơ hải quan ít nhất 5 năm theo quy định pháp luật.

• Có thể ủy quyền cho đại lý hải quan nếu chưa quen với quy trình.

Dịch vụ khai thuê hải quan uy tín

Nếu bạn là doanh nghiệp mới hoặc không có đủ nhân sự chuyên trách, việc sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan là giải pháp tối ưu. Các đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ giúp bạn chuẩn bị chứng từ, khai báo chính xác, xử lý tình huống nhanh và tiết kiệm thời gian.

Trước khi lựa chọn, hãy kiểm tra kỹ năng lực pháp lý, kinh nghiệm thực tế và phản hồi từ khách hàng trước đó của đơn vị cung cấp dịch vụ.

Thủ tục hải quan tưởng chừng phức tạp nhưng nếu nắm rõ quy trình và chuẩn bị hồ sơ đúng cách, bạn hoàn toàn có thể tự thực hiện hoặc lựa chọn đối tác uy tín để hỗ trợ. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra thông suốt và hiệu quả.